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Excel数据验证怎么做?下拉式菜单,二级,三级,用INDIRECT函数

Kristal.J
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excel数据验证怎么做-下拉式菜单-二级三级-indirect

Excel数据验证怎么做?下拉式菜单,二级,三级,用INDIRECT函数

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最近自己尝试做了一下EXCEL数据验证(数据有效性),而且是多级的数据有效性。因此今天就来告诉大家Excel数据验证怎么做?下拉式菜单,二级,三级,用INDIRECT函数来达到!

这个功能对于做财务的其实还是比较实用的,小公司也是可以用这个方式来记账,如果科目不多的话,特别去买个系统也是比较费钱的呀。所以你可以在这里学到怎么更进一步的用excel的数据有效性来做到二三级的数据验证下拉菜单。

最近在做公司的财务系统测试,所以还是要一边写手工账一边测试系统,系统不稳定的话,需要用手工账核对分录以及财务报表。

我在网上看了很多资料,多级的数据有效性,有些人介绍是使用的OFFSET,真的有点看不懂,还有就是使用IF函数之类的,网上信息always林林总总,摸不清楚一个正确的方法!我看了网上的东西反正云里雾里的,现在把研究出来的方法简单的给大家阐述一下。看我这篇就够了!

 

A. Excel数据验证怎么做

想要用Excel数据验证来达到快捷有效,下拉式二三级,现在就教你怎么做。在查阅资料,甚至和别人探讨的时候,先要明白自己要的是什么。我设计的数据有效性要达到的效果是,选择科目的属性:资产、负债、权益、成本、损益之后,要自动弹出对应的下拉选择项(一级、二级和三级科目)。

Excel数据验证怎么做

这样说可能不形象,我给大家举个例子,我选择损益类的科目,下拉会出现损益类所有的科目。假设一级科目选定管理费用之后,需要能下拉选择对应的二级科目比如:差旅费、旧费、业务招待费用等。三级科目也是同理。

会计-Excel数据验证-下拉式菜单-二级-三级-自动弹出对应的下拉选择项

 

B. 分类级别

为什么要掌握所有会计科目!?因为你不能漏掉任何一个科目,不然这个数据有效性倒反而给你增加了错误率。所有的科目,还有科目的属性,都要非常清楚才行,然后罗列在表格中。

把科目类型先分为五大类,然后把下面的一级科目全部列明,包括二级科目、三级科目也是,给大家提供了我做的图示。

我在设计的时候把同一类型的,标成一个颜色,不然眼花缭乱的。上方图表是类型和一级科目的列示。下方图表展示的一级科目及二级科目。

资产、负债、权益三大类,展示一级科目下的二级科目。如:(资产)银行存款-A银行

分类-会计-资产-负债-权益

资产、负债、权益三大类

成本和损益:

成本-损益

成本和损益

那么三级科目同样要展示,三级科目不同的公司会有差异,这边是给大家举个例子,大家根据本公司的业务来调整。

会计三级科目

其实,当你把一级、二级、三级的科目列示出来,基础就已经打牢了,这部分要花点时间,然后就是使用EXCEL的强大功能了。下面我把每一步都解析一下哦。

 

C. 数据验证下拉菜单

首先你要做到数据验证下拉菜单,你需要对每个类别进行创建个别内容。2010新版的就在数据-数据验证-数据验证(老版本就叫数据有效性)通过excel二级下拉菜单,还能够让你进行自动匹配,这样你就不用自己一个一个填写,并且可以快速做成一个完整的记录表格。

数据验证-数据有效性

  1. 选中 “类型”下方的空白单元格
  2. 点击数据验证-选择序列-勾选后方的两个框-选中数据来源-确定(然后就可以选择类型)

数据验证-数据有效性

  1. 这样就可以点击右边的倒三角,呈现可以选择的类型哦~

下拉式菜单类别-excel

  1. 让每个级别的下级科目内容正确,要用到的是公式-根据所选内容创建

TIPS:一一选中的创建的时候我是按照 上级+下级 的模式。

类别+一级科目》比如:下图中的资产和资产一级科目同时选中
一级科目+二级科目》比如:银行存款和A支行同时选中
二级科目+三级科目

下拉式菜单,二级,三级,用INDIRECT函数

  1. 跳出框框,创建的名称可以勾选首行-确定

excel-显示首行

  1. 每一列都进行创建之后,可以点开公式-名称管理器,看到创建的内容

TIPS:其实也可以把需要创建的一起选中,和上面的操作⑤一样将首行创建为名称。因为我想避免一些空格显示在数值中,从美观上来考量给,我是把每个列示的下级科目一一选中的。

比如:成本科目中我在选中的时候多加了一个空格,在下图“成本”科目的最后,也有个空的“”符号

excel公示-名称管理器

  1. 把“类型-一级-二级-三级”科目一一用INDIRECT()关联起来

下图是设置一级科目的数据验证图示,需要用函数和“类型”关联;同理二级科目和一级科目关联;三级科目关联二级科目(都是使用INDIRECT函数,记得写“=”哦!)

数据验证设置

  1. 四个选项框相互关联自动匹配,自动弹出对应的下拉选择项,多级数据有效性完成,可以分级选择啦!

下拉式菜单,二级,三级,用INDIRECT函数

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